Aby usprawnić dostarczanie przesyłek Mordechaj Chaim Rumkowski zaapelował do mieszkańców getta o podawanie nowych adresów. W maju 1940 r. zawarto między Rumkowskim, a Pocztą Rzeszy umowę w sprawie wymiany przesyłek, natomiast 17 czerwca ukazało się obwieszczenie nr 65 (vide) podające zasady, które obowiązywały mieszkańców getta przy wysyłaniu korespondencji.
• Zakazane było wysyłanie poczty do krajów wrogich.
• Nie wolno było wysyłać widokówek i fotografii.
• Zabronione było używanie druku dla niewidomych, zamieszczanie zadań szachowych, krzyżówek lub zagadek.
• Zabroniono „pisania tajnym atramentem, używania esperanto i znaków hebrajskich, stenografii
oraz kopert na podszewkach”.
• Karty i listy miały być pisane czytelnie w języku niemieckim.
• Listy mogły mieć długość maksymalnie czterech stron.
• Listów wysyłanych poza getto nie wolno było wrzucać do skrzynek, lecz należało oddać je na poczcie, z wyraźnym adresem nadawcy oraz bez znaczka.
• Znaczki kupowane były od Poczty Rzeszy przez pocztę getta.
• Za odbierane i wysyłane przesyłki pobierana była w getcie dodatkowa opłata.
Na główną siedzibę poczty przeznaczono pomieszczenia w budynku Placu Kościelnym 4. Organizowaniem Wydziału zajął się jako pierwszy Herbert Grawe (vide), który kierował pocztą w czasie jej największego rozwoju. Dla osób mieszkających po drugiej stronie ul. Zgierskiej (wyłączonej z getta), otworzono w czerwcu 1940 r. filię przy ul. Rybnej 1, którą kierował Jakub Abram Dawidowicz (vide). Przy filii działał Wydział Filatelistyczny (vide).
Po roku funkcjonowania poczty otwarto dodatkowe pomieszczenia poczty przy Placu Kościelnym 4. Z tego powodu odbyło się spotkanie Rumkowskiego i przedstawicieli przedstawicieli administracji żydowskich z pracownikami poczty. Relację z niego zawarto w trzecim numerze „Geto-Cajtung” (vide) z 21 marca 1941 r.
„Najlepsze dziecko Prezesa. Rok poczty żydowskiej.
W ubiegłą niedzielę 15 marca minął rok odkąd Pan Prezes założył pocztę żydowską. W związku z tym, urząd pocztowy urządził we własnym lokalu przy Placu Kościelnym 4 skromną uroczystość, na którą zaproszeni zostali prezes Rumkowski, jego zastępca dr Leon Szykier (vide), pan Józef Rumkowski (vide) z żoną (vide Helena Rumkowska) i szereg kierowników różnych wydziałów.
Kierownik urzędu pocztowego, inżynier pan H. Grawe, w krótkich słowach przedstawił powstanie i stopniowy rozwój urzędu pocztowego w ciągu minionego roku. Liczbowo poczta, dla mieszkańców getta załatwiła: 64 049 przekazów pieniężnych z zagranicy na sumę 1 milion 699 tysięcy 151 marek, 135 062 wewnątrzkrajowych przesyłek pocztowych i 14 229 zagranicznych; 10 238 depesz i 1 milion 74 tysiące 351 listów i kartek pocztowych.
Mówca serdecznie podziękował pracowitemu personelowi, który wspierał go w pracy i jednocześnie zapewnił, że również w przyszłości urząd pocztowy będzie wiernie i szczerze służył Prezesowi i wszystkim siostrom i braciom w getcie.
Na znak wdzięczności dla Prezesa za jego niestrudzoną i ofiarną pracę na rzecz getta, inżynier Grawe przekazał mu artystycznie wykonany album z różnymi ujęciami fotograficznymi z urzędu pocztowego. Miłą niespodzianką dla Prezesa i zebranych gości były reportaże i scenki anonimowych autorów, urzędników pocztowych, przedstawiające codzienną pracę na poczcie. Treść, forma i pełen humoru ton wywołały ogromną radość wśród zebranych1.
O nowym lokalu wspominano również w Kronice:
„Nowy lokal, jak na stosunki w getcie, urządzony iście komfortowo i nowocześnie, spowoduje znaczne usprawnienie w pracy urzędu pocztowego, a co najważniejsze – umożliwi załatwianie klientów bez konieczności wyczekiwania w „ogonku” na ulicy, jak to miało miejsce dotychczas”2.
W marcu 1942 r. Herberta Grawe zastąpił na stanowisku kierownika Maurycy Goldblum (vide) piastujący to stanowisko jedynie do lipca. Jego następcą został kierownik filii przy ul. Rybnej Abram Jakub Dawidowicz. W listopadzie tego roku ujawniono oszustwo listonoszy, którzy nie dostarczyli adresatom talonów żywnościowych. Dawidowicz powrócił wówczas na swoje poprzednie, a do Wydziału Pocztowego skierowano jako komisarza Abramowicza z Urzędu Śledczego (vide). Kierował on pocztą wspólnie z młodym i energicznym urzędnikiem Mojżeszem Gumenerem (vide). Jako samodzielny kierownik poczty Gumener utrzymał stanowisko szefa Wydziału aż do likwidacji getta.
Listonosze nosili ciemne garnitury jako mundury z opaską na lewym ramieniu oraz czapki z zielonym otokiem i zielonym sznurkiem. Część roznosicieli korzystała z nabytych specjalnie dla nich rowerów. Obok listonoszy na poczcie zatrudniono urzędników zajmujących się przyjmowaniem i rejestracją poczty, wpłatą i wypłatą przekazów pieniężnych, sprzedażą znaczków, sortowaniem i wydawaniem paczek oraz ekspedycją poczty. Do końca 1940 r. w Wydziale Pocztowym zatrudniono 149 pracowników. Do lata 1942 r. liczba ta wzrosła do 183. Po deportacjach wiosną i jesienią 1942 r., wskutek malejącego obrotu pocztowego, zmniejszono stan zatrudnienia. W połowie 1943 r. na poczcie pracowało 70 osób, w tym 40 listonoszy.
Do getta nadsyłano listy, karty pocztowe, paczki, telegramy oraz przekazy pieniężne. Na pokrycie kosztów związanych z dostarczaniem korespondencji pobierane były opłaty inkasowane przez listonoszy, wynoszące od 10 do 30 fenigów w walucie getta.
Do chwili wybuchu wojny niemiecko-radzieckiej około 50% przesyłek wysyłano z terenów Związku Sowieckiego. Po czerwcu 1941 r. najwięcej korespondencji docierało z Portugalii, przez którą kierowano ruch pocztowy ze Stanów Zjednoczonych.
Do getta docierały też przesyłki z tak egzotycznych zakątków jak San Domingo, Mandżuria, Boliwia czy Kuba. Z każdym rokiem ilość przesyłek malała, co było skutkiem wprowadzanych blokad w pocztowych (vide), oraz eksterminacji ludności żydowskiej na terenach okupowanej Polski i w podbitych krajach europejskich.
Mimo malejącego obrotu listonosze byli obciążeni pracą, głównie urzędową pocztą wewnętrzną. W połowie 1942 r. szacowano, że dziennie załatwiano do 4 tys. doręczeń, a na jednego listonosza przypadało do 550 przesyłek każdego dnia. W połowie 1943 r. dziennie załatwiano nawet 2 tys. przesyłek, a miesięczny obrót osiągał 60 tys. sztuk. Przesyłki wewnętrzne między osobami prywatnymi mogą dziwić, biorąc pod uwagę niewielki obszar getta. Jednakże trudności z przemieszczaniem się wynikające z wielogodzinnej pracy, chorób i wycieńczenia, zwłaszcza przy konieczności przechodzenia przez mosty sprawiły, że kontakty z rodziną i znajomymi podtrzymywano korespondencyjnie. Starano się kontynuować dobre zwyczaje wysyłania życzeń z okazji świąt, uroczystości religijnych czy urodzin. Adresatem wielu z życzeń był prezes Rumkowski. Intencje stojące za tymi przesyłkami miały najprawdopodobniej różne znaczenie: od wyrazu uprzejmości wobec przedwojennego znajomego po chęć przypodobania się i uzyskania profitów. Z okazji ślubu Rumkowskiego z Reginą Wajnberger (vide) 27 grudnia 1941 r. poczta getta dostarczyła ponad 600 depesz gratulacyjnych. W 1943 r. do przesyłania życzeń opracowano własny druk telegramu. Był to formularz wykorzystywany jedynie na potrzeby wewnętrzne, zawierający tekst w języku niemieckim oraz jidysz. Pojedyncze zachowane egzemplarze wypełnionych telegramów pokazują, że z tego sposobu komunikacji korzystała jedynie elita getta i miał on wymiar symboliczny, pozorujący normalność. Na telegramach wysyłanych w 1944 r. widoczny jest datownik używany w getcie. Obowiązkiem listonoszy było również roznoszenie nakazów deportacyjnych (vide), zwanych w getcie „kartami ślubnymi”.
Aby utrzymać działalność pobierane były opłaty zarówno za pocztę doręczaną, jak i wysyłaną poza getto, niezależnie od taryfy niemieckiej poczty, co stwarzało możliwość oszustw. Najbiedniejsi byli od opłat zwalniani, ale wręczali listonoszom specjalne talony rozliczeniowe. Zdarzały się próby wyłudzenia pieniędzy pod pretekstem opłat za przesyłki. Ostrzeżenie przed szajką oszustów udających listonoszy zostało podane do wiadomości w Obwieszczeniu nr 194 (vide).