Administracja żydowska getta wprowadzała różnego rodzaju dokumenty, którymi posługiwali się jego mieszkańcy w codziennych czynnościach. Były to przede wszystkim karty pracy, książeczki obrachunkowe, książeczki chlebowe i warzywne oraz różnego rodzaju talony na żywność. Każdy z tych dokumentów mógł ulec zniszczeniu lub zgubieniu, co wymuszało wystawienie duplikatu. Wydział Kart (vide) opracował procedurę postępowania w przypadku zagubienia karty żywnościowej. Po zgubieniu karty konsument powinien się zgłosić do punktu rozdzielczego w celu wydania mu zaświadczenia na formularzu, z zaznaczeniem w odpowiedniej rubryce V (verloren – zgubione). Ponownie należało się zgłosić po upływie dwóch dni (w przypadku karty chlebowej po jednym dniu), aby potwierdzić, że karta się nie znalazła. Formularz powinien zostać ostemplowany na odwrocie datą z dnia powtórnego zgłoszenia, a petent miał się zgłosić do Wydziału Kart, by tam wystawiono duplikat (instrukcja z maja 1941 r.). Ta ostatnia procedura kosztowała 30 fen. Wydawaniem wtórników zajmował się Dział Duplikatów. Wydział Kart miał obowiązek poinformowania kuchni lub sklepu rozdzielczego o wystawionym duplikacie, co oznaczano literą D czerwonym ołówkiem w rejestrze. Po uzupełnieniu rejestru racje wydawane były wyłącznie na podstawie duplikatu. Od 4 lutego 1944 r. zgłaszający się po duplikat zobowiązany był legitymować się w Wydziale Kart dowodem osobistym ze zdjęciem.

Zdarzały się przypadki zgłaszania zagubienia kart w celu wyłudzenia duplikatu. Echem w getcie odbił się proces Jakuba Ratnera (vide).

"Jakub Ratner był kierownikiem tak zwanego Oddziału Karnego w Wydziale Kartkowym. Miał rozpatrywać przypadki, w których strony dokonywały manipulacji kartkami żywnościowymi, np. wykorzystując karty osób zmarłych lub wysiedlonych, fingując zagubienie własnej karty i wnioskując o wydanie nowej, wskutek czego w obiegu znajdowały się zdobyte w bezprawny sposób duplikaty itp."1

Wystawiano również duplikaty zagubionych legitymacji wydawanych przez Urząd Pracy (vide) i Wydział Personalny(vide). Na obowiązującym od marca 1943 r. formularzu legitymacji pracy (Legitimations-Karte) wystawianym w imieniu Zarządu Getta pojawił się napis w języku niemieckim: „Arbeiter bedenke! Wer keine Arbeitskarte bezitzt, gilt als arbeitlos. Geht die Arbeitskarte verloren, melde es sofort dem Betriebsleiter, damit er beim Arbeitsamt Getto Duplikat beantragt. Solche Karten tragen den Stempel Ersatzkarte und zeugen dann von der gleichgultigen Behandlung des Originals”. (Robotnicy, pamiętajcie! Jeśli nie posiadasz karty pracy, jesteś uważany za bezrobotnego. W przypadku zgubienia karty pracy należy niezwłocznie zgłosić ten fakt kierownikowi fabryki, aby mógł on złożyć wniosek o wydanie duplikatu w Urzędzie Pracy. Takie karty opatrzone są pieczęcią Ersatzkarte i są traktowane jak oryginały).

Wystawiano również wtórniki innych zagubionych dokumentów, np. dekretów adopcyjnych, bez których nie można było pobierać na adoptowane dziecko dodatkowych przydziałów.